Los recibos de nóminas deben emitirse y entregarse a cada trabajador mensualmente, como justificante del cálculo y pago de sus salarios. De existir cantidades pagadas por un periodo inferior al mensual, se documentaran como anticipos.
A partir de hoy 12 de noviembre del 2014, los Empresarios deberán ajustarse en el plazo de 6 meses al nuevo modelo de recibo individual de salarios. Este nuevo Modelo añade información sobre la cuantía total de cotización a la Seguridad Social, es decir, tanto sobre la cuota del trabajador como la del empresario.
(ver http://www.boe.es/boe/dias/2014/11/11/pdfs/BOE-A-2014-11637.pdf).
Aun cuando las partes pueden ajustarlo según sus propias necesidades, este modelo recoge un contenido mínimo, a saber:
- Identificación completa de la Empresa, y el Trabajador (con mención a su categoría profesional).
- Periodo de liquidación.
- Todos los salarios y complementos devengados y pagados en ese periodo, incluyendo los salarios en especie (valoración de seguros médicos, de vida, pensiones, comidas…), así como otros devengos no salariales (indemnizaciones, suplidos por gastos..)
- Todas las deducciones practicadas, entre otras, por IRPF, anticipos, contribuciones en especie (aportación fondo de pensiones del trabajador, compra material…) y Seguridad Social.
Tres puntos importantes que recordar:
- Se debe ofrecer detalle del número de la Seguridad Social y código de cuenta de cotización, de las bases y grupo de cotización, así como de las cuotas a la Seguridad Social por conceptos (contingencias comunes y profesionales, desempleo, formación profesional, horas extras). Habrá que ser especialmente cuidadoso en este punto por cuanto el Empresario es el obligado a descontar en el momento del pago de cada nomina, la aportación del trabajador a la Seguridad Social, y de no hacerlo, queda igualmente obligado sin ya posibilidad de retención alguna (art. 104.2 Ley 1/1994, 20 junio, General de la Seguridad Social).
- Se debe ofrecer igualmente detalle sobre la base de IRPF y su tipo de retención. El empresario esta también obligado a practicar esta retención y responde por ella (art 78 Reglamento IRPF RD 439/2007, de 30 de marzo), sin posibilidad de repercutir al trabajador si hubiera un requerimiento por error de cálculo o fala de retención. Sin embargo en este caso, el Empresario podrá regularizar el tipo de retención aplicado a lo largo del año natural.
- Las transferencias bancarias sirven como justificante de pago. Si se realizara dicho pago en metálico o por talón, el recibo de nómina deberá ser firmado por el trabajador.