Los recibos de nóminas deben emitirse y entregarse a cada trabajador mensualmente, como justificante del cálculo y pago de sus salarios. De existir cantidades pagadas por un periodo inferior al mensual, se documentaran como anticipos.

A partir de hoy 12 de noviembre del 2014, los Empresarios deberán ajustarse en el plazo de 6 meses al nuevo modelo de recibo individual de salarios. Este nuevo Modelo añade información sobre la cuantía total de cotización a la Seguridad Social, es decir, tanto sobre la cuota del trabajador como la del empresario.

(ver http://www.boe.es/boe/dias/2014/11/11/pdfs/BOE-A-2014-11637.pdf).

Aun cuando las partes pueden ajustarlo según sus propias necesidades, este modelo recoge un contenido mínimo, a saber:

• Identificación completa de la Empresa, y el Trabajador (con mención a su categoría profesional).
• Periodo de liquidación.
• Todos los salarios y complementos devengados y pagados en ese periodo, incluyendo los salarios en especie (valoración de seguros médicos, de vida, pensiones, comidas…), así como otros devengos no salariales (indemnizaciones, suplidos por gastos..)
• Todas las deducciones practicadas, entre otras, por IRPF, anticipos, contribuciones en especie (aportación fondo de pensiones del trabajador, compra material…) y Seguridad Social.

Tres puntos importantes que recordar:

• Se debe ofrecer detalle del número de la Seguridad Social y código de cuenta de cotización, de las bases y grupo de cotización, así como de las cuotas a la Seguridad Social por conceptos (contingencias comunes y profesionales, desempleo, formación profesional, horas extras). Habrá que ser especialmente cuidadoso en este punto por cuanto el Empresario es el obligado a descontar en el momento del pago de cada nomina, la aportación del trabajador a la Seguridad Social, y de no hacerlo, queda igualmente obligado sin ya posibilidad de retención alguna (art. 104.2 Ley 1/1994, 20 junio, General de la Seguridad Social).
• Se debe ofrecer igualmente detalle sobre la base de IRPF y su tipo de retención. El empresario esta también obligado a practicar esta retención y responde por ella (art 78 Reglamento IRPF RD 439/2007, de 30 de marzo), sin posibilidad de repercutir al trabajador si hubiera un requerimiento por error de cálculo o fala de retención. Sin embargo en este caso, el Empresario podrá regularizar el tipo de retención aplicado a lo largo del año natural.
• Las transferencias bancarias sirven como justificante de pago. Si se realizara dicho pago en metálico o por talón, el recibo de nómina deberá ser firmado por el trabajador.

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A partir del 1 de enero de 2014, las bases de Cotización de la Seguridad Social incluyen no solo las retribuciones dinerarias, sino también las de especie. Esto significa que sumaran conceptos como seguros de vida, salud, ayudas a la educación, entregas gratuitas o a precio inferior al de mercado de acciones o participaciones de la empresa o empresas del grupo, pluses de transporte y distancia, donaciones promocionales o entregas de productos a precios rebajados en cantinas o comedores de empresa o economatos.

Esta subida en las Bases de Cotización tienen una consecuencia directa: un aumento en la cuota de la Seguridad Social, que afecta principalmente a las bases más bajas, porque los salarios altos ya estaban en topes máximos. Esta subida de gasto afecta tanto al empleado y al Empresario, si bien tiene una muy interesante contrapartida: esa subida de base de cotización repercute también, y en este caso también al alza, en la valoración de pensiones, como las de desempleo, incapacidad o jubilación. Está aún pendiente por definir algunos de estos conceptos y su valoración, por lo que las Empresas disponen de plazo para su regulación, hasta el 31 de julio de 2014, sin aplicación de recargo o interés alguno.

** Ver disposición final tercera del Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, que da una nueva redacción al artículo 109 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social)

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